Резюме «Руководитель секретариата» в Новокузнецке

Обслуживание: электрохозяйства, вентиляции, водоснабжения, канализации, видеонаблюдения, внутреняя АТС, оргтехники, подключение ПК. - организация работы подрядных организации по выполнению капитального и мелкого ремонта; - обеспечение бесперебойной работы, правильной эксплуатации, ремонта энергетического оборудования, электрических и тепловых сетей в офисе и складе; - обеспечение соблюдения правил и норм охраны труда при эксплуатации и ремонте энергоустановок и сетей в офисе и складе

Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя; формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив; оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив; контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль; ведение контрольно-регистрационной картотеки. ведение подотчета

Разработка и организация "с нуля", а также контроль делопроизводственного обслуживания и архивной деятельности в предприятии и филиалах (в подчинении 22 человека), методическое руководство по ведению делопроизводства в принимаемых на обслуживание предприятиях-Заказчиках, курирование договоров по оказанию услуг мобильной связи, экспресс-доставки, коммерческой концессии, автотранспортных услуг, поставки периодической литературы и др., прямое подчинение директору предприятия.

• Документооборот предприятия 1. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителю. 2. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление согласно ГоСта, подписание, согласование, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел. 3. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение. 4. Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение. 5. Внутренние документы предприятия (служебные записки, информационные письма) составление проекта, регистрация, учет, хранение. 6. Информационно – справочная работа по всем видам документов документам; 7. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 8. Контроль за организацией работы по делопроизводству предприятия. • Планирование и ведение бюджета расходов на офисные нужды. • Организационное обеспечение предприятия 1. Контроль за организацией работы руководителя (планирование), ведение срокового контроля. 2. Контроль за печатными изданиями для предприятия 3. Организация поздравлений сотрудников компании и сторонние организации • Работа со сторонними организациями • Координироние работы отдела • Разработка нормативных документов по отделу (инструкция по делопроизводству, положение по общему отделу, номенклатура дел, положение по работе с организационно – распорядительными документам и др.) • Инвентаризация основных средств на предприятии (мебель, инструмент, техника компьютерная) • Подготовка и разработка документов по вопросам мобилизации и ГО и ЧС • Составление и сдача отчета по экологическим загрязнениям (2ТП – отходы, 2ТП – воздух, расчет платы за выбросы)

• Документооборот предприятия 1. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителю. 2. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление согласно ГоСта, подписание, согласование, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел. 3. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение. 4. Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение. 5. Внутренние документы предприятия (служебные записки, информационные письма) составление проекта, регистрация, учет, хранение. 6. Информационно – справочная работа по всем видам документов документам; 7. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 8. Контроль за организацией работы по делопроизводству предприятия. • Планирование и ведение бюджета расходов на офисные нужды. • Организационное обеспечение предприятия 1. Контроль за организацией работы руководителя (планирование), ведение срокового контроля. 2. Контроль за печатными изданиями для предприятия 3. Организация поздравлений сотрудников компании и сторонние организации • Работа со сторонними организациями • Координироние работы отдела • Разработка нормативных документов по отделу (инструкция по делопроизводству, положение по общему отделу, номенклатура дел, положение по работе с организационно – распорядительными документам и др.) • Инвентаризация основных средств на предприятии (мебель, инструмент, техника компьютерная) • Подготовка и разработка документов по вопросам мобилизации и ГО и ЧС • Составление и сдача отчета по экологическим загрязнениям (2ТП – отходы, 2ТП – воздух, расчет платы за выбросы)

Прямые продажи, активный поиск клиентов, подготовка коммерческих предложений, заключение договоров. Поддержание долгосрочных отношений с клиентами, для повышения имиджа компании и уровня продаж. Ведение внутреннего документооборота, оформление соответствующей документации и деловой переписке. Координация работ по сделкам и договорам, взаимодействие со всеми основными подразделениями компании: плановоэкономичкиский отдел, бухгалтерия, администрация, секретариат. Составление, согласование договоров и доп.соглашений к ним, контроль процедуры подписания, отправки и получения документации. Ведение и актуализация базы данных клиентов, в том числе потенциальных. Участие в отраслевых и профильных выставках, личные продажи Поиск новых сотрудников, обучение, помощь в адаптации в сфере деятельности компании, сопровождение и координация деятельности.

- помощь в организации выставок-ярмарок; - телефонные звонки, поиск клиентов (продажи); - работа с возражениями; - ведение клиентской базы в CRM; - заключение договоров, выставление бухгалтерских документов в 1С; - контроль за оплатой; - составление ежемесячных отчетов; - выполнение поручений руководителя.

Организация и руководство по административному и документационному обеспечению деятельности комбината, включая изготовление всей печатной продукции, организация работы службы ДОУ, архива, канцелярии, протокольной службы. Формирование и контроль исполнения бюджета административных расходов организации и затрат на изготовление печатной продукции.

Оформление и получение разрешительной документации (лицензирование в сфере строительства, проектирования, работа с СРО, получение маркшейдерской лицензии, лицензирование в сфере защиты государственной тайны), открытие и закрытие дочерних предприятий (ООО, ИП), кадровое делопроизводство, секретариат.

Ведение делопроизводства организации, управление секретариатом, архивом, делопроизводителями. Организация командировок руководства, прием делегаций, обслуживание совещаний. Контроль за регистрацией и движением документов в электронном виде. Приобретение канцелярских принадлежностей. Подотчет. Оприходование материальных ценностей. Планирование финансовых затрат помесячно. Отчеты.